O e-mail é um canal de comunicação essencial para as empresas, seja agendando reuniões, atendendo clientes, fazendo recomendações, fechando negócios ou trabalhando em equipe. De acordo com a pesquisa, 92% dos adultos online usam e-mail.
Mesmo com o advento de outras opções, como Whatsapp Business e redes sociais, o e-mail continua firme e poderoso. Por meio dele, os clientes podem entrar em contato com o suporte, enviar feedback, sugerir melhorias, solicitar orçamentos, receber anexos e muito mais.
É por isso que e-mails profissionais são obrigatórios para qualquer marca e, no artigo de hoje, discutiremos as etapas que você deve seguir para criar o seu próprio. Você saberá:
O que é um email profissional;
Por que ter um email corporativo é importante;
Como criar um email profissional.
O email profissional é um serviço de email que usa um domínio personalizado, geralmente por uma taxa. Nesse tipo de e-mail, o endereço não termina com o nome do provedor, como “@gmail.com”, mas com o próprio endereço da empresa. Então fica assim:
seu nome@suaempresa.com
Se sua empresa for composta por várias pessoas, você poderá criar vários usuários com o mesmo endereço para atender às diferentes necessidades dos clientes. Veja alguns exemplos dos formatos mais comuns nas empresas:
Departamento@suaempresa.com
info@suaempresa.com
Finanças@suaempresa.com
Suporte @suaempresa.com
Com vários usuários, cada departamento da empresa é responsável por responder a determinados e-mails. Isso torna o processo de resposta mais fácil e rápido. Além disso, o e-mail comercial pode agregar mais valor à sua empresa e fortalecer seu posicionamento digital.
Para ter um email profissional, você só precisa de duas coisas: um domínio personalizado e um provedor de email. Falaremos sobre isso mais tarde.
Por que ter um email corporativo é importante? (Como criar um email business)
Ter emails profissionais tem diversas vantagens que facilitam a vida de empresas, colaboradores e clientes. Agora, entenda os principais benefícios desse canal de comunicação.
Estratégia de email marketing
O email marketing é uma ótima estratégia de marketing digital que pode gerar resultados positivos. Com e-mails profissionais, a imagem da sua marca será naturalmente fortalecida e suas campanhas terão menos probabilidade de acabar na caixa de spam.
Sem e-mail profissional, sua atividade pode acabar sendo sinalizada automaticamente como spam porque seu domínio é uma forma de identificá-lo como remetente e verificar sua reputação. Sem essa verificação, seu ISP pode suspeitar de você.
Credibilidade e profissionalismo
Pergunte a si mesmo: você confiaria em uma empresa sem um logotipo? Quando marcas e empresas não se levam a sério, as pessoas também ficam menos propensas a levá-las a sério. É por isso que é importante investir em branding e e-mail comercial.
E-mails profissionais trazem mais credibilidade e autoridade para sua marca, mostrando que você está comprometido com sua imagem, bem como com suas comunicações e relacionamento com os clientes.
Além disso, seu próprio nome de domínio lhe dará uma maior sensação de segurança, pois há muitos hackers e golpistas se passando por empresas e enviando e-mails falsos por meio de domínios não oficiais.
Produtividade e integração
O e-mail profissional também ajuda na produtividade e integração da equipe. Como mencionamos anteriormente, por meio dele, podem existir vários usuários de um mesmo domínio. Dessa forma, cada equipe fica responsável pelo envio de um tipo de e-mail, evitando sobrecarregar um único departamento.
Além dos serviços de entrega de e-mail, muitas vezes existem planos de e-mail que oferecem várias vantagens às empresas. O acesso ágil e o armazenamento de dados simplificado fazem parte disso.
Como criar um email profissional? (Como criar um email business)
Existem alguns passos que você precisa seguir para ter um e-mail profissional, mas não se preocupe: é um processo muito rápido e fácil. Então, vamos dar uma olhada nas instruções abaixo!
1. Registre um domínio
O primeiro passo para obter um e-mail profissional é registrar um domínio. Um nome de domínio é o endereço de uma marca na Internet e é a base para a criação de sites e e-mails comerciais. Idealmente, tenha o nome da sua empresa como seu nome de domínio para que as pessoas possam reconhecer instantaneamente que estão conversando com sua marca por e-mail.
Por exemplo, se você é autônomo, pode usar seu próprio nome. Ao escolher um domínio, você deve escolher uma extensão. Existem vários, os mais comuns no Brasil são “.com” e “.com.br”. No entanto, se você é advogado, também pode usar “.adv.br”. Tudo depende do seu nicho.
Você pode registrar seu domínio através de um serviço de hospedagem ou de um provedor de e-mail de sua preferência.
2. Escolha um provedor de email
Depois de fazer tudo isso, você deve escolher seu provedor de e-mail. Existem diversas opções no mercado que são ao mesmo tempo gratuitas e mais robustas e prontas para atender empresas com centenas de funcionários.
Mas para definir o fornecedor perfeito, é preciso entender quais são suas principais necessidades. De quantos endereços de e-mail você precisa? Quanto espaço de armazenamento é necessário? Quais recursos seu provedor precisa fornecer?
Portanto, realizando uma análise minuciosa, será mais fácil tomar uma decisão. Aqui estão algumas alternativas oferecidas por empresas que oferecem esses serviços pagos:
Google Workspace (anteriormente Gsuite para Gmail);
Escritório 365;
rede local;
vai Papai;
anfitrião UOL;
Yahoo.
A melhor opção gratuita do mercado para criar emails profissionais é o Zoho Mail, uma plataforma de serviços tão completa quanto seus concorrentes. O plano gratuito tem algumas limitações e os planos pagos começam em $ 1 por mês/usuário.
3. Configure o seu email (Como criar um email business)
Após contratar um serviço de e-mail, o próximo passo é a configuração. Ou seja: para que um domínio possa enviar e receber e-mails, você deve conectá-lo à empresa selecionada. No entanto, se você se inscreveu em serviços profissionais de e-mail e domínio da mesma empresa, essa etapa pode não ser necessária.
Normalmente, o provedor enviará instruções completas para estabelecer essa conexão. Além disso, em alguns casos, o provedor pode exigir verificação de domínio para provar que você é um administrador e evitar qualquer invasão. Veja esse artigo.
Artigo escrito por: J. Cesar